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TERMES DE REFERENCES POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT CHARGE DE FAIRE L’INVENTAIRE PHYSIQUE VALORISE DES IMMOBILISATIONS

1. Contexte

La SWAA-Burundi est une association burundaise sans but lucratif, régie par la loi du 18 avril 1992 et agréée par l’ordonnance ministérielle n°205.01/5/8 du 14 novembre 1992. Elle fait partie d’un réseau panafricain d’organisations de femmes engagées dans la lutte contre le VIH/SIDA. 

Son siège national est situé dans la commune Ntahangwa, au quartier Kigobe Nord-Est, à Bujumbura. Afin d'assurer une couverture nationale efficace, l'association dispose actuellement de huit (8) antennes stratégiquement réparties : Bujumbura, Gitega, Kayanza, Muramvya, Muyinga, Ngozi, Ruyigi et Bururi.

Avec l’appui de ses partenaires techniques et financiers, la SWAA-Burundi met en œuvre diverses activités, notamment le dépistage du VIH, les IST, les hépatites virales, la prise en charge médicale et psychosociale des personnes infectées et affectées par le VIH/SIDA, des activités de santé sexuelle et reproductive y compris le dépistage des lésions précancéreuses du col de l’utérus.

Dans le but de mettre à jour son inventaire des immobilisations, la SWAA-Burundi, voudrait recruter un consultant qui sera chargé de dresser cet inventaire physique valorisé.


2. Mission

La mission du consultant consiste à :

  • • Recenser physiquement les éléments présents dans l'organisation et au niveau des Antennes (des immobilisations); 
  • • Rapprocher les éléments physiques et les éléments qui se trouvent dans l’inventaire antérieur ; 
  • • Donner le numéro d’inventaire et le graver à chaque élément recensé. 
  • • Donner le rapport des éléments qui sont obsolètes ; 
  • • Produire un inventaire physique actualisé et valorisé.


3. Méthodologie

Pour atteindre les objectifs fixés, le consultant devra se servir de la fiche d’inventaire de SWAA après l’avoir adaptée en cas de besoin. Il recensera tous les biens physiques, les valorisera, et proposera les éléments obsolètes à retirer du stock ; les rapprochera avec ceux qui se trouvent sur l’inventaire antérieur. Il produira un rapport d’inventaire actualisé qui sera validé par le comité exécutif.


4. Condition.

Le présent appel d’offres est ouvert au niveau national à égalité de conditions aux personnes physiques ou morales possédant les conditions requises.


5. Acquisition du dossier d’appel d’offres

Pour les soumissionnaires intéressés par cet appel d’offres, le Dossier d’Appel d’offre peut être retiré au secrétariat de la Direction Exécutive de la SWAA-Burundi sis à Kigobe Nord-Est et pourra aussi être consulté sur le site suivant : intercontact services com et sur les réseaux sociaux de la SWAA-Burundi : Facebook, Twitter et LinkedIn.


6. Date limite de dépôts et ouverture des offres

Les offres sous plis fermés devront être déposées au plus tard le 22/12/2025 à 12heures au secrétariat de la Direction Exécutive de la SWAA-Burundi sis à Kigobe Nord-Est. La séance d’ouverture et analyse des offres est prévue le même jour à partir de 14h30. Les offres déposées après l’heure seront rejetées.


INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

Les présentes instructions aux soumissionnaires définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions dans le cadre du présent appel d'offre.

1. Conditions de participation

Peuvent soumissionner au présent appel d’offres toute personne physique ou morale remplissant les conditions suivantes :

Être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale et des organismes de sécurité sociale, c’est-à-dire s’être acquitté de l’ensemble des droits, taxes, impôts, cotisations et contributions légalement exigibles ;

À défaut de paiement, être en mesure de présenter une attestation officielle délivrée par l’administration compétente justifiant du respect de ses obligations fiscales et sociales ou d’un moratoire régulièrement accordé ;

Ne faire l’objet d’aucune interdiction de soumissionner ou d’exécuter des marchés publics conformément à la réglementation en vigueur.

2. Validité des offres

Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une durée de quatre-vingt-dix jours calendaires, à compter de la date d’ouverture des offres. Dans des circonstances exceptionnelles, avant l’expiration du délai initial de validité des offres, SWAA-Burundi pourra demander par écrit aux soumissionnaires de prolonger la durée de validité pour une durée additionnelle déterminée.

Les soumissionnaires qui accepteront de prolonger la période de validité de leur offre ne seront pas autorisés à modifier leur offre.

3. Langue des offres

Les offres, la correspondance et les documents associés aux offres échangées entre le soumissionnaire et le comité exécutif devront être rédigés en français.

4. Monnaie

La monnaie de soumission est le franc burundais.

5. Contenu des offres : 

Offre technique : 

Les Offres techniques doivent comprendre les éléments suivants :

  • • Informations de qualification 
  • • Une brève description du soumissionnaire et un aperçu sur ses qualifications et expériences professionnelles dans le cadre de la conduite des missions de nature analogue. 
  • • Au moins cinq (4) références techniques similaires. 
  • • Copie du numéro d’identification fiscale, registre du commerce, l’attestation de non-redevabilité valide de l’OBR pour les personnes morales.
  • Le consultant aligné doit : 
  • • Avoir au moins un diplôme de BAC+3/licence en comptabilité et gestion ou similaires.
  • • Avoir réalisé 3 inventaires d’une organisation/entreprise.

Informations techniques 

  • • Une note de compréhension des termes de références 
  • • Une note méthodologique détaillée pour la réalisation de la mission 
  • • Un chronogramme détaillé de la mission 
  • • Les curricula vitae récemment signés par les membres du personnel professionnel clé alignés, avec les informations principales à fournir, incluant le nombre d’années d’expérience et l’étendue des responsabilités similaires, soutenues par des attestations de service/de bonne exécution.

Offre financière

La proposition financière doit détailler, de manière distincte, tous les éléments suivants :

  • • La lettre de soumission de la proposition financière 
  • • Le budget estimatif détaillé de la mission : 
  • • Les honoraires du consultant ;
  • • Les impôts, droits, taxes, cotisations de sécurité sociale et autres charges fiscales applicables conformément à la législation en vigueur ;
  • • Toute autre redevance ou frais obligatoires prévus par la réglementation.

Le montant global proposé devra indiquer séparément la rémunération hors taxes et le total des charges fiscales correspondantes.

7. Présentation des offres

Toutes les offres devront être soumises sous la forme d’un exemplaire original unique, portant la mention « original ». Les soumissionnaires placeront l’original de leurs offres dans des enveloppes séparées et cachetées portant la mention « offre technique », et « offre financière » selon le cas. Ces enveloppes seront ensuite placées dans une enveloppe extérieure.

Les enveloppes intérieures et extérieures devront :

  • • Être adressées à la Représentante Légale de la SWAA-Burundi à l’adresse indiquée ci-haut au point 3 
  • • Porter les mots « NE PAS OUVRIR AVANT LE 22/12/2025 à 14h30 ».
  • • Les enveloppes intérieures de chaque offre porteront également le nom et l’adresse du soumissionnaire.
  • • Si l’enveloppe extérieure porte l’identité du soumissionnaire, SWAA-Burundi ne pourra garantir que l’offre a été remise anonymement et l’offre sera rejetée.

8. Demande d’information par les soumissionnaires

Un soumissionnaire désirant obtenir des éclaircissements sur les documents pourra faire la demande à SWAA-Burundi, par écrit et envoyer la correspondance aux adresses : spescaritasbishoboye@gmail.com  et manirambonainnocent@gmail.com au moins sept (7) jours avant la date limite de remise des offres.

SWAA-Burundi répondra par écrit à toute demande d’éclaircissements, qu’elle aura reçue au plus tard trois (03) jours précédant la date limite de dépôt des offres.

9. Frais inhérents à la préparation des offres

Les frais supportés par le soumissionnaire pour la préparation et la soumission de l’offre ne seront pas remboursables. Tous ces frais sont à la charge du soumissionnaire.

10. Durée de la mission

La durée de la mission ne doit pas excéder 30 jours ouvrables.

11. Evaluation des offres

L’évaluation des offres sera effectuée par un comité d’évaluation interne des offres et au moyen d’un processus décrit ci-dessous :

a) Ouverture et vérification de la conformité

La commission d’évaluation ouvre les offres en séance unique et vérifie la conformité administrative (documents requis, attestation fiscale et sociale, respect du format de soumission). Seules les offres conformes sont admises à l’évaluation combinée (technique et financière).

b) Évaluation combinée technique et financière

Chaque offre conforme est notée sur 100 points répartis ainsi :

Qualité technique – 70 points

  • - Expérience et références pertinentes : 30 pts
  • - Méthodologie et compréhension de la mission : 30 pts
  • - Qualification du personnel clé : 10 pts

Proposition financière – 30 points

La note financière (NF) est calculée sur 30 points selon la formule : 

NF = (offre la moins disante ÷ offre du candidat) × 30

Après évaluations techniques et financières, les notes pondérées seront additionnées en vue de pouvoir faire la comparaison des offres sur base de la note globale. L’offre économiquement la plus avantageuse sera celle dont la moyenne pondérale des notes issues de l’évaluation technique et financière est la plus élevée.

 Ainsi, le marché est attribué au candidat ayant obtenu la meilleure Note Globale.

12. Notification d’attribution du marché

SWAA-Burundi informera simultanément et individuellement tous les soumissionnaires de la décision d’attribution avant l’expiration du délai de validité des offres. 

La notification restera administrative et n’engagera pas SWAA-Burundi avec le soumissionnaire. L’engagement définitif sera acté à la signature du contrat par les deux parties. Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise, celle-ci sera sans appel ni recours. SWAA-Burundi retiendra dans ses archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués.

13. Signature du contrat

Avant que n’expire le délai de validité des offres, le pouvoir adjudicateur enverra le projet de contrat à l’attributaire pour lecture et signature. Dans un délai de sept (7) jours calendaires à compter de la réception du contrat signé par le pouvoir adjudicateur, l’attributaire devra signer et dater le contrat et le renvoyer au pouvoir adjudicateur.

Si l’attributaire ne signe pas le contrat et ne le renvoie pas, dans un délai de sept (7) jours calendaires à compter de la réception du contrat signé par le pouvoir adjudicateur, ce dernier pourra considérer l’acceptation de l’offre comme nulle et non avenue, sans préjudice du droit de ce dernier de saisir la garantie, de demander une réparation ou d’exercer tout autre recours du fait de ce manquement et l'attributaire n’aura aucune possibilité de contestation.

14. Annulation de l’appel d’offres

En cas d’annulation de cet appel d’offres, les soumissionnaires seront informés de cette annulation par SWAA-Burundi.

Cet appel d’offre pourra être annulé, par exemple, si :

  • • L’appel d’offre est demeuré infructueux, c’est-à-dire lorsqu’aucune réponse valable n'a été reçue; 
  • • Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ; 
  • • Toutes les offres acceptables sur le plan technique excèdent considérablement les ressources financières disponibles ; 
  • • Une violation des obligations, des irrégularités ou une fraude ont été constatées au cours de la procédure, notamment si elles ont constitué une entrave à une concurrence loyale.

Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu de verser des dommages-intérêts de quelque nature que ce soit, y compris, sans que cela soit limitatif, une indemnisation pour manque à gagner, liés d'une quelconque manière à l’annulation d’un appel d’offre, même s’il a été informé de la possibilité d’un préjudice.